การสร้างจดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเวียน

ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวียน
1. สร้างแฟ้มฐานข้อมูลซึ่งเก็บรายละเอียดส่วนที่แตกต่าง
2. สร้างแฟ้มหลักของจดหมายเวียน
3. การผนวกจดหมายเวียน

1. สร้างแฟ้มฐานข้อมูลซึ่งเก็บรายละเอียดส่วนที่แตกต่าง เก็บไว้ในรูปของตาราง

วิธีทำ

1. เมนูTable เลือก Insert Table
2.สร้างตารางโดยระบุจำนวนคอลัมน๋แทนฟิล์ดจำนวนแถวแทนเรคอร์ดในที่นี้กำหนด 6 คอลัมน์ 4 แถว
3.แถวแรกของตาราง กำหนดชื่อเพื่อแทนค่าแต่ละฟิล์ด เช่น CODE, PRODUCT,QTY,PRICE ฯลฯในที่นี้กำหนด ทีม, ชื่อนามสกุล, ที่อยู่1, ที่อยู่2, จังหวัด, โทรศัพท์
4. แถวที่ 2 ถึงแถวสุดท้าย พิมพ์ข้อมูลที่เป็นส่วนแตกต่างของแต่ละเรคอร์ด
5. บันทึกชื่อแฟ้มฐานข้อมูล ในที่นี้บันทึกชื่อ ทีม1 ดังตัวอย่าง


ทีมเร่งฝีมือ ชัย สมบัติมาก 188 สมเด้จเจ้าพระยา คลองสาน กรุงเทพฯ 10600 02-439-0088
ทีมเดินหน้า ดา จิรธนสารวิเศษกุล 152 จรัญสนิทวงศ์ 79 บางพลัด กรุงเทพฯ1070 02-424-1425
ทีมพัฒนางาน น้อย แสนเจริญ 258 สวนอ้อย 2 ดุสิต กรุงเทพฯ 10300 02-234-4875

2.สร้างแฟ้มหลักของจดหมายเวียน

วิธีทำ

1.เปิดเอกสารใหม่
2.ผู้ใช้พิมพ์เนื้อหาหลักของจดหมาย เว้นช่องว่างเพื่อจะเติมฟิลด์ในภายหลัง

3.บันทึกชื่อแฟ้มจดหมายชื่อ กลยุทธ์

12 เมษายน 2541

เรื่อง เชิญประชุมเพื่อพัฒนาระบบการขายเรียน คุณ ทีม

เนื่องจากสภาวะเศษฐกิจในปัจจุบันมีผลกระทบต่อการตลาด ทำให้การดำเนินการขายสินค้าของทีมต่าง ๆ ประสบความสำเร็จอยู่ในเกณฑ์พอใช้ ทางบริษัทฯ เล็งเห็นว่าจะต้องใช้กลยุทธ์ทางการตลาดใช้แนความคิดใหม่จูงใจลูกค้าให้เห็นคุณภาพสินค้า และเพื่อการพัมนาให้การตลาดทีม ขายสินค้าได้มากที่สุด จึงขอเชิญ เข้าประชุม วันอังคารที่ 28 เมษายน 2541 เวลา 9.00 น - 17.00 น ณ.ห้อง114 บริษัท เทคโนโลยี จำกัด 188 ถนนสมเด็จเจ้าพระยา คลองสาน กรุงเทพฯ 00600โทร.439 - 0088

จึงเรียนมาเพื่อทราบ และได้โปรดเข้าร่วมประชุมโดยพร้อมเพรียงกัน

ขอแสดงความนับถือ

(นายมิติ ใหม่เสมอ)
ผู้จัดการฝ่ายการตลาด

การผนวกจดหมายเวียน
- การนำฐานข้อมูลมาใช้ในจดหมายเป็นการนำแฟ้มหลักของจดหมายเวียนชื่อ กลยุทธ์ และแฟ้มฐานข้อมูลชื่อ ทีม1 มารวมกันเพื่อนำข้อมูลมาไว้ในแฟ้มนำหลักของจดหมายเวียน

วิธีทำ
1.เปิดแฟ้มหลักของจดหมายเวียน ในที่นี้แฟ้มชื่อ กลยุทธ์
2. เมนู Tools เลือก Mail Merge

รูปภาพแสดงหน้าจอเมนู Tools เลือก Mail Merge

3. ที่ Main Docnument คลิก Create

รูปภาพแสดงการใช้งาน Main Document

- Form Letter จดหมายแบบฟอร์ม
- Mailing Labels ป้ายผนึกไปรษณีย์
- Envelopes ซอง
- Catalog แคตตาล็อก
- Restore to Normal Word Document กลับไปเป็นเอกสาร Word ปกติ

ในที่นี้ เลือก Form Letter (จดหมายแบบฟอร์อม)

4.จะแสดงกรอบอธิบายว่าเพื่อสร้างจดหมายแบบฟอร์มสามารถเลือกใช้........ดังนี้

รูปภาพแสดงการเลือกใช้จดหมายแบบฟอร์ม

- Active Window เอกสารปัจจุบัน
- New Main Document สร้างเอกสารหลัก
- Cancel ยกเลิก
ในที่นี้เลือก ActiveWindow เพราะเอกสารปัจจุบันเป็นจดหมายเปิดใช้5. ที่ Data Source คลิก Get Data

รูปภาพแสดงการใช้งาน Data Source

- Create Data Source สร้างแหล่งข้อมูล
- Open Data Source เปิดแหล่งข้อมูล
- Use Address Book ใช้ที่อยู่
- Header Options ตัวเลือกหัวกระดาษ
ในที่นี้เลือก OpenDataSource เพราะแหล่งข้อมูลได้สร้างไว้แล้ว ก็สามารถเปิดแหล่ง ข้อมูลใช้ได้ทันที

6.จะแสดงกรอบเพื่อเลือกแฟ้มฐานข้อมูลในที่นี้เลือกแฟ้มฐานข้อมูลชื่อ ทีม1

7. คลิก OPEN